Estudos Preliminares

ESTUDOS PRELIMINARES

 

Estudo Preliminar, conforme a IN 05/2017, é um documento que deve ser preparado na fase de planejamento da contratação, e serve para análise da sua viabilidade e levantamento dos elementos essenciais que, posteriormente, irão ser detalhados e mais bem especificados no Termo de Referência ou Projeto Básico, de forma que melhor atenda às necessidades da Administração.

Isso é o que explica o professor Marcio Motta, especialista na matéria e auditor federal de Controle Externo do TCU. Segundo ele a elaboração do estudo preliminar envolve três atos.

A elaboração de um Estudo Preliminar envolve, principalmente, o levantamento e a avaliação, no mercado, de quais alternativas existem para atender àquela específica necessidade da Administração, considerando-se os benefícios, riscos e custos associados a cada alternativa. Desta forma, antes de se pensar na solução, deve ser identificada corretamente a necessidade da Administração, para, a partir daí, se pesquisar e pensar nas soluções disponíveis. Então, de maneira simplificada, podemos listar 3 grandes etapas para a elaboração de um Estudo Preliminar: 

• identificação da necessidade, 
• levantamento das soluções disponíveis, e 
• escolha da solução, observando critérios técnicos e econômicos.

O que deve conter?
Segundo Motta, os Estudos Preliminares devem conter, obrigatoriamente, o seguinte: 

“necessidade da Administração; levantamento de mercado e justificativa da escolha da solução; estimativa das quantidades; estimativa preliminar de preços; justificativas para o parcelamento ou não da solução; e, como conclusão, declaração da viabilidade ou não da contratação, além de outras que possam vir a ser necessárias, conforme o tipo específico de objeto”.

Tribunal de Contas da União – TCU

O TCU já vinha orientando que a Administração realizasse levantamentos (estudos técnicos) preliminares, que serviriam de base para a elaboração do TR/PB.   Essa etapa é finalizada com um documento que materializa os estudos.

Esse documento precisa conter, no mínimo: a necessidade da contratação, estimativa dos quantitativos, preços referenciais, a questão do parcelamento ou não, declaração de viabilidade ou não da contratação.

Mas outros fatores podem compor os estudos, havendo necessidade, como por ex. levantamento do mercado com verificação de todas as soluções e produtos existentes para justificar a metodologia ou solução escolhida pela Administração.

Se a Licitação ocorrer por SRP, deverá ser elaborado um estudo preliminar pelo órgão gerenciador, também cada participante e outro para a formação da Ata de Registro de Preços. Nesse caso só mudará os requisitos que devem constar de cada um, pois a IN dispensa alguns requisitos do rol do §1 do art. 24 para o estudo da ata e de cada participante.

 

ESTUDOS PRELIMINARES – PASSO A PASSO

As contratações devem ser precedidas de Estudos Preliminares para análise da sua viabilidade e o levantamento dos elementos essenciais que servirão para compor Termo de Referência ou Projeto Básico, de forma que melhor atenda às necessidades da Administração.
A responsabilidade pelo estudo preliminar será de uma equipe nomeada por Ordem de Serviço – OS e formada por integrantes da área requisitante, licitações, contratos e áreas técnicas, conforme a demanda exigir.

Necessidade da administração: N^o da Ordem de Serviço – OS de designação da Equipe de Planejamento:

DIRETRIZES QUE NORTEARÃO OS ESTUDOS PRELIMINARES:

1. Há normativos que disciplinam os serviços a serem contratados, de acordo com a sua natureza (legislação, normas técnicas, acórdãos e súmulas, portarias…)? Especifique.
2. Se houve contratação anterior, analisar as inconsistências a fim de prevenir a ocorrência destas neste processo.
3. Avaliar a necessidade de classificação dos Estudos Preliminares nos termos da Lei 12.527/2011 (Lei do acesso à informação).

ESPECIFICAÇÃO DA NECESSIDADE DA CONTRATAÇÃO:

4.  Qual(is) a(s) justificativa(s) e/ou motivos para esta contratação?

REFERÊNCIA AOS INSTRUMENTOS DE PLANEJAMENTO DO ÓRGÃO:

5. A contratação está alinhada com o PDI, Planejamento Estratégico e incluído no Plano de Ação? Identificar as ações.

REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO:

6. Quais os requisitos necessários ao atendimento da necessidade?

1. 7. Esta contratação tem caráter continuado? Justifique.
   8. Há a possibilidade de inclusão de critérios de sustentabilidade na contratação, desde a especificação técnica até como obrigações da contratada?
   9. Qual deverá ser a duração inicial do contrato? Justifique.
   10. Havendo contrato vigente para o mesmo objeto, há a necessidade de a contratada promover a transição contratual com transferência de conhecimento, tecnologia e técnicas empregadas?

PESQUISA DAS SOLUÇÕES DISPONÍVEIS NO MERCADO:

1. 11. Quais as soluções do mercado para a necessidade verificada (fornecedores, produtos, fabricantes, etc)? Caso haja restrição de mercado, avaliar se os requisitos que possam limitar a participação são realmente indispensáveis.
   12. Descreva a solução escolhida com todos os elementos para que a contratação produza os resultados pretendidos pela administração. Justifique demonstrando os benefícios diretos e indiretos que se almeja com a contratação, em temos de economicidade, eficácia, eficiência, de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis, inclusive com respeito a impactos ambientais positivos (por exemplo: diminuição do consumo de papel ou energia elétrica) bem como, se for o caso, de melhoria da qualidade de produtos ou serviços oferecidos à sociedade.

 

ESTIMATIVAS DAS QUANTIDADES:

1. 13. Qual o método de estimativa das quantidades a serem contratadas? Incluir memória de cálculo e documentos que lhe dão suporte (contratos anteriores, experiências de outros órgãos…).

 

PARCELAMENTO DA SOLUÇÃO

O parcelamento da solução é a regra, devendo a licitação ser realizada por item, sempre que o objeto for divisível, desde que se verifique não haver prejuízo para o conjunto da solução ou perda de economia de escala, visando propiciar a ampla participação de licitantes, que embora não disponham de capacidade para execução da totalidade do objeto, possam fazê-lo com relação a itens ou unidades autônomas. Definir e documentar o método para avaliar se o objeto é divisível, levando em consideração o mercado fornecedor, podendo ser parcelado caso a contratação nesses moldes assegure, concomitantemente:

1. 1. Ser técnica e economicamente viável;
   2. Que não haverá perda de escala; e
   3. Que haverá melhor aproveitamento do mercado e ampliação da competitividade.
   4. Com base nos estudos acima, a licitação será dividida em lotes ou em itens separados? Justifique.

 

ESTIMATIVAS DE PREÇOS:

1. 15. Definir e documentar o método para estimativa de preços ou meios de previsão de preços referenciais, devendo seguir as diretrizes da IN MPDG 03/2017. Demonstrar as memórias de cálculo da estimativa de preços e os documentos que lhe dão suporte (construção das planilhas de custo e formação de preços para os serviços terceirizados pelo setor de licitações e contratos e análise pela contabilidade).

 

ADEQUAÇÃO DO AMBIENTE:

1. 16. Há necessidade de contratações/aquisições correlatas?
   17. Realizar levantamento de ações necessárias à adequação do ambiente para que a contratação surta seus efeitos, com os responsáveis por estes ajustes nos diversos setores (por exemplo: capacitações necessárias, aquisição de materiais, reformas…). Caso haja ações necessárias, juntar o cronograma ao processo e incluir, no mapa de riscos, os riscos de a contratação fracassar caso os ajustes não ocorram em tempo.

 

DECLARAÇÃO DA VIABILIDADE OU NÃO DA CONTRATAÇÃO:

1. 18. Declarar explicitamente que a contratação é viável ou não, justificando com base nos elementos anteriores dos Estudos Preliminares.

Assinatura de todos os integrantes da Comissão

 

 

ANEXOS:

• Modelo de Estudos Preliminares da Contratação. Por Publoffice CURSOS.

Autor: Prof. Lourival Silva

Doutorando em Educação; Pós-graduado em Docência do Ensino Superior; Pós-graduado em Administração Pública e Gerência de Cidades; Bacharel em Ciências Contábeis; Auditor; Perito Contábil e Financeiro; Especialista em Licitações e Contratos Administrativos; Instrutor; Pregoeiro; Palestrante e Técnico em Contabilidade.