ATOS PREPARATÓRIOS DAS LICITAÇÕES
Procedimentos para abertura do processo Licitatório (Passo a Passo)
A administração pública para suprir as suas necessidades seleciona a proposta mais vantajosa, menos onerosa e com melhor qualidade possível, para a contratação de uma obra, de um serviço, da compra de um produto, locação ou alienação, através, via de regra, da Licitação, que não pode acontecer de forma sigilosa, sempre deverá ser pública, respeitando o direito da publicidade, acessível a qualquer cidadão, mediante processo administrativo.
A interpretação que se faz do Parágrafo Único, do art. 4.º, da Lei n.º 8.666, de 21 de junho de 1993, ao dispor que o procedimento licitatório caracteriza ato administrativo formal, seja ele praticado em qualquer esfera da administração pública, federal, distrital, estadual ou municipal, é a de que cada um dos atos administrativos aperfeiçoa-se na medida em que reúna os elementos ou requisitos indispensáveis a sua estrutura (competência,objeto, forma, motivo e finalidade), ao qual serão juntados oportunamente.
Não só a Lei de Licitações alude à obrigatoriedade da autuação, mas, também, a Lei n.º 9.784, de 29 de janeiro de 1992, ao dispor que nos processos administrativos serão observados, entre outros, os critérios de autuação conforme a lei e o direito.
Mostramos a seguir um passo a passo da Fase Interna ou Preparatória de um processo administrativo de licitação, que delimita e determina as condições do ato convocatório antes de trazê-las ao conhecimento público. Durante a fase interna da Licitação, a Administração terá a oportunidade de corrigir falhas que porventura forem verificadas no procedimento, sem precisar anular atos praticados. Exemplos: inobservância de dispositivos legais, estabelecimento de condições restritivas, ausência de informações necessárias, entre outras faltas.
Vejamos:
PRIMEIRO PASSO
IDENTIFICAÇÃO DA NECESSIDADE
As formalidades iniciam com o protocolo do Memorando de Solicitação de Compras ou Serviços, que é o primeiro documento, emitido pelo Requisitante, demonstrando a necessidade, contemplando a justificativa da aquisição ou contratação, contendo uma detalhada especificação do material ou serviço. Não é permitida a escolha do material pela marca.
SEGUNDO PASSO
AUTUAÇÃO DO PROCESSO
Pelo enunciado das normas citadas, a partir do pedido justificado, formaliza-se o processo administrativo devidamente autuado, protocolado e numerado, mediante aprovação da autoridade competente, devidamente motivada e analisada sob a ótica da oportunidade, conveniência e relevância para o interesse público, ou manda arquivar o processo motivadamente.
Determina o Estatuto das Licitações que as compras, sempre que possível, deverão ser processadas através do Sistema de Registro de Preços – SRP – Lei nº 8.666/93, art. 15, inciso II. É um sistema utilizado pelo Poder Público para aquisição de bens e serviços, exclusivamente nas modalidades Concorrência ou Pregão (art. 3º, do Decreto 4.342/02), sempre para o tipo: menor preço, em que os interessados concordam em manter os preços registrados pelo “órgão gerenciador”. Estes preços são lançados em uma “ata de registro de preços” visando as contratações futuras, obedecendo-se as condições estipuladas no ato convocatório da licitação. Excepcionalmente, a Administração poderá adotar, na modalidade Concorrência, o tipo Técnica e Preço, desde que presentes os pressupostos do art. 46, (serviços de natureza predominantemente intelectual) ou art. 45, § 4º (bens e serviços de informática), ambos da Lei 8.666/93.
O SRP é uma opção economicamente viável à Administração, portanto, preferencial em relação às demais. A escolha pelo SRP se dá em razão de diversos fatores:
a) quando houver necessidade de compras habituais;b) quando a característica do bem ou serviço recomendarem contratações frequentes, como por exemplo: medicamentos; produtos perecíveis (como hortifrutigranjeiros); serviços de manutenção etc.c) quando a estocagem dos produtos não for recomendável quer pelo caráter perecível quer pela dificuldade no armazenamento;d) quando for viável a entrega parcelada;e) quando não for possível definir previamente a quantidade exata da demanda; e
f) quando for conveniente a mais de um órgão da Administração.
TERCEIRO PASSO
ELABORAÇÃO DO PROJETO BÁSICO OU TERMO DE REFERÊNCIA
A descrição detalhada e precisa de todos os elementos que constituem o objeto, vedadas as especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem ou frustrem a competição ou sua realização, de acordo com o previsto na lei nº 8.666/93, Art. 14 e 15, devem estar contemplados no Projeto Básico ou Projeto Executivo, disposto no art. 7º, §2º e §4º da Lei 8.666/93 ou Termo de Referência, previsto no Art. 3º, inciso I da Lei nº 10.520/02, que institui o Pregão, Art. 8º, inciso II do Decreto nº 3.555/00 e Art. 9º, inciso I do Decreto nº 5.450/05, que regulamenta o Pregão na forma eletrônica.
QUARTO PASSO
REALIZAÇÃO DA COTAÇÃO DE PREÇOS
Definidas as especificações do que se deseja contratar é feita a Pesquisa de Mercado ouCotação de Preços, que possui como uma das principais finalidades, estimar o custo do objeto para fins de análise quanto à existência de recursos orçamentários suficientes para o pagamento da despesa com a contratação e servir de parâmetro objetivo para julgamento das ofertas apresentadas quando da aceitação das propostas. Além disso, serve também para escolher a modalidade de licitação, nos termos do art. 15, inc. V da Lei nº 8.666/1993, que são a concorrência, a tomada de preços, o convite, o concurso e o leilão. Diversamente destas modalidades, o pregão pode ser aplicado a qualquer valor estimado de contratação, de forma que constitui alternativa a todas as modalidades. Outra peculiaridade é que o pregão admite como critério de julgamento da proposta somente o menor preço.
QUINTO PASSO
AUTORIZAÇÃO DO ORDENADOR DA DESPESA
A autoridade competente do órgão ou entidade interessada emitirá a Declaração do Ordenador de Despesas, qualquer que seja o valor da contratação, indicando os recursos orçamentários para fazer face à despesa; verificação da adequação orçamentária e financeira, em conformidade com a Lei de Responsabilidade Fiscal. Sem as respectivas classificação funcional programática e categoria econômica nenhuma despesa poderá ser executada.
Quando o setor interessado encaminha ao setor orçamentário para reservar o valor para amparar a despesa este deve acostar o pré-empenho no processo.
SEXTO PASSO
DEFINIÇÃO DA MODALIDADE E TIPO DE LICITAÇÃO
Em razão do valor previamente estimado o órgão ou entidade competente define a Modalidade de Licitação a ser adotada, salvo quando da realização do Pregão, cuja utilização dependerá da classificação do objeto a ser contratado como bens e serviços comuns. Definirá também o Tipo de Licitação, em razão da natureza do julgamento requerido pelo objeto a ser contratado (menor preço, melhor técnica, técnica e preço, ou maior lance ou oferta), salvo quando da realização de Pregão, modalidade que admite apenas o tipo menor preço.
Em licitações de valores muito elevados (acima de cento e cinquenta milhões de reais), a Lei de licitações em seu artigo 39, estabelece a obrigatoriedade de realização de uma audiência pública prévia à publicação do Edital. A audiência terá antecedência de 15 dias úteis da data de publicação do edital e divulgação de no mínimo 10 dias úteis antes de sua realização. Na audiência pública os interessados tem acesso às informações que dizem respeito ao objeto da licitação e oportunidade de manifestação á respeito.
SÉTIMO PASSO
JUNTADA DAS MINUTAS DO EDITAL OU CARTA CONVITE E CONTRATO
Nesta oportunidade, o órgão ou entidade competente para o processamento do certame licitatório autuará as minutas do Instrumento Convocatório – Edital ou Carta Convite, e daMinuta do Contrato Administrativo.
OITAVO PASSO
ANÁLISE JURÍDICA DA FASE INTERNA
A órgão ou entidade competente para o processamento da licitação encaminhará o processo administrativo à Assessoria Jurídica para análise e aprovação, sob pena de nulidade processual.
NONO PASSO
PUBLICAÇÃO DO ATO CONVOCATÓRIO
Nesta etapa, encerra-se a fase interna do processo, mediante publicação na imprensa oficial e/ou imprensa de grande circulação. A publicação em extrato do Ato Convocatório, colocando a íntegra à disposição dos interessados, tem por finalidade fixar as condições necessárias à participação dos licitantes, ao desenvolvimento da licitação e à futura contratação, além de estabelecer determinado elo entre a Administração e os licitantes. Deve ser claro, preciso e fácil de ser consultado. Em observância ao princípio da vinculação ao instrumento convocatório, as exigências editalícias devem ser cumpridas integralmente, ressalvadas aquelas consideradas ilegais. Não é demais afirmar que o sucesso da licitação depende de ato convocatório e anexos bem elaborados.
Autor: Prof. Lourival Silva
Doutorando em Educação; Pós-graduado em Docência do Ensino Superior; Pós-graduado em Administração Pública e Gerência de Cidades; Bacharel em Ciências Contábeis; Auditor; Perito Contábil e Financeiro; Especialista em Licitações e Contratos Administrativos; Instrutor; Pregoeiro; Palestrante e Técnico em Contabilidade.